Jednáš jako: Ukončit zastupování

Zásady zpracování osobních údajů

Verze 2.1 · Účinné od: 9. 10. 2026
Tyto zásady popisují, jak nakládáme s vašimi osobními údaji v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

1. Kdo vaše údaje zpracovává (Správce)

Správcem osobních údajů je:

Provozuje aplikaci EventManager.cz jako fyzická osoba pro správu skupinových aktivit a událostí. Kontaktovat nás můžete elektronicky na uvedeném e-mailu; přesnou poštovní adresu poskytneme na vyžádání. Pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO) jsme nejmenovali, neboť to nevyplývá ze zákonné povinnosti podle čl. 37 GDPR.

Výjimkou jsou údaje, které tým nebo klub vede o svých členech pro účely dotací Národní sportovní agentury (adresa, rodné číslo a údaje o sportovní činnosti). U nich je správcem příslušný klub či tým a EventManager.cz vystupuje jako jeho zpracovatel – podrobnosti v bodě 5.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

V rámci provozu aplikace zpracováváme následující kategorie údajů:

Identifikační a kontaktní údaje:

• jméno a příjmení
• uživatelské jméno (přezdívka)
• e-mailová adresa
• telefonní číslo (volitelné)
• kontakt na messenger (volitelné)
• datum narození (volitelné; u dětí bez vlastního e-mailu povinné kvůli určení věku)
• pohlaví (volitelné)
• adresa trvalého bydliště – ulice a číslo popisné, obec, PSČ, stát (volitelné)

Údaje pro dotace NSA (Rejstřík sportu) – jen u členů týmů, které tuto funkci používají:

• rodné číslo (ukládá se výhradně šifrovaně)
• státní občanství (kód státu)
• údaje o sportovní činnosti v týmu – sportovcem od, soutěžní sportovec, členem / trenérem od–do

Údaje o členství a aktivitě:

• informace o skupině/týmu a přiřazené roli (User, Admin, Owner)
• záznamy o docházce, účasti na událostech, hlasování v anketách
• obsah zpráv v rámci skupinové komunikace
• záznamy o vytvořených událostech a jejich obsahu
• vazby mezi rodičem a dítětem (guardian flow) u nezletilých

Provozní a technické údaje:

• datum a čas registrace, přihlášení a klíčových akcí
• IP adresa (zejména při registraci, anonymizaci účtu, GDPR akcích)
• identifikace prohlížeče (User-Agent)
• technické tokeny pro push notifikace
• záznamy o souhlasu s GDPR a marketingem (datum udělení / odvolání)

Finanční údaje (pouze v modulu Pokladna, je-li používán):

• variabilní symbol pro identifikaci plateb
• údaje z importovaných bankovních výpisů (částka, datum, identifikace plátce)

3. Účely a právní základy zpracování

Údaje zpracováváme pro několik různých účelů. Pro každý platí jiný právní základ:

4. Údaje o nezletilých

Aplikace je určena osobám starším 16 let. Mladší osoby (nezletilí ve smyslu čl. 8 GDPR) mohou aplikaci používat pouze pod správou rodiče či zákonného zástupce prostřednictvím tzv. guardian flow:

• Rodič si vytvoří vlastní účet a propojí jej s účtem dítěte přes potvrzovací e-mail. Tím uděluje souhlas se zpracováním osobních údajů dítěte v aplikaci.
• Dítě bez vlastního e-mailu (spravovaný účet) zakládá rodič, nebo trenér či správce týmu v rámci evidence členů klubu. Rodič se k takovému účtu připojí přes pozvánku a při přijetí potvrzuje souhlas.
• Rodič může účet dítěte spravovat (registrace na události, komunikace, adresa a rodné číslo), zobrazovat veškeré jeho údaje a kdykoliv zrušit propojení.
• U dětí zpracováváme pouze nezbytné údaje pro fungování aplikace. Pokud se rodič rozhodne propojení zrušit nebo dítěti účet smazat, postupujeme dle bodu 8 (Anonymizace).

5. Údaje pro dotace NSA (Rejstřík sportu) a rodné číslo

Sportovní kluby, které čerpají státní podporu, musejí podle § 3a zákona č. 115/2001 Sb., o podpoře sportu, zapisovat své členy do Rejstříku sportu vedeného Národní sportovní agenturou (NSA) – mimo jiné jméno, rodné číslo (u cizinců datum narození), státní občanství a adresu pobytu. Aby to klub nemusel vést ručně, nabízí aplikace funkci NSA dotace, kterou si tým zapíná dobrovolně.

Aktuálně: zadávání rodného čísla a funkce NSA jsou momentálně vypnuté. Nová rodná čísla nesbíráme. Dříve zadaná rodná čísla zůstávají uložená šifrovaně, nikomu se nezobrazují ani neexportují a jejich smazání si můžete vyžádat na admin@eventmanager.cz.

• Kdo je správce: klub nebo tým, který funkci zapnul a údaje potřebuje pro zápis do Rejstříku sportu. EventManager.cz údaje zpracovává jen pro tento klub, podle jeho pokynů a za podmínek uvedených v čl. 7 Podmínek užití (zpracování osobních údajů pro týmy a kluby). S dotazy, proč klub údaje potřebuje, se obracejte přednostně na klub; s výkonem vašich práv vám pomůžeme i my.
• Rodné číslo se užívá jen v rozsahu, který umožňuje zákon (§ 13c zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel), tedy pro zápis do Rejstříku sportu. Mimo tento účel ho nevyužíváme ani nikomu nepředáváme.
• Kdo údaje zadává: člen sám ve svém profilu, rodič za své dítě, nebo správce týmu u dítěte bez e-mailu.
• Kdo údaje vidí: jen vlastník a správci daného týmu (případně správci klubu, pod který tým patří) a rodič u svého dítěte. Ostatní členové týmu je nevidí.
• Předání NSA: EventManager.cz údaje do Rejstříku sportu sám neodesílá. Správce týmu si vygeneruje exportní soubor (CSV) a do Rejstříku sportu ho nahraje sám; za další nakládání s tímto souborem odpovídá klub.
• Doba uložení: po dobu členství v týmu, dokud údaje neopravíte či nesmažete v profilu, nejdéle do anonymizace účtu. Smazání rodného čísla může znamenat, že vás klub nebude moci zapsat do Rejstříku sportu.

6. Doba uchování údajů

Údaje uchováváme po různě dlouhou dobu podle jejich účelu:

• Aktivní účet: po celou dobu používání aplikace.
• Neaktivní účet: po dobu 3 let od posledního přihlášení; poté je účet automaticky anonymizován.
• Adresa, rodné číslo a údaje pro NSA: viz bod 5.
• Účetní záznamy (modul Pokladna): po dobu 10 let dle § 31 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví.
• Auditní záznamy GDPR akcí (anonymizace, žádosti o výmaz): po dobu 4 let z důvodu prokázání souladu s GDPR (čl. 5 odst. 2).
• Marketingový kontakt: do odvolání souhlasu nebo do anonymizace účtu.
• Anonymizovaný účet: nadále uchováván bez identifikace osoby pro zachování integrity dat ostatních uživatelů (zachování konverzací, statistik týmu, historie událostí).

7. Příjemci osobních údajů (Zpracovatelé)

Vaše osobní údaje sdílíme pouze v nezbytném rozsahu se zpracovateli, kteří nám poskytují služby:

• Forpsi (INTERNET CZ, a.s.) – poskytovatel hostingu webové aplikace a databáze. Údaje jsou uloženy na serverech v České republice / Evropské unii.
• Gravatar (Automattic Inc., USA) – pokud uživatel používá svůj e-mail, přes který má vytvořený Gravatar účet, jeho profilová fotografie se zobrazuje v aplikaci. Při zobrazení dochází k odeslání zahashované e-mailové adresy do služby Gravatar. Předání do USA probíhá na základě EU-U.S. Data Privacy Framework.
• Push notifikace – pokud si uživatel povolí push notifikace, technické tokeny se zasílají přes službu prohlížeče (Firebase Cloud Messaging u Chrome, APNs u Safari atd.).

Se všemi zpracovateli máme uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů (DPA) v souladu s čl. 28 GDPR nebo využíváme jejich standardních smluvních doložek. Údaje nepředáváme dalším třetím stranám pro marketingové účely. Adresa ani rodné číslo se do služeb Gravatar ani push notifikací nepředávají.

8. Anonymizace účtu (právo na výmaz)

Pokud požádáte o smazání účtu (čl. 17 GDPR – právo na výmaz), provedeme tzv. anonymizaci:

• Smaže se / přepíše: jméno, příjmení, přezdívka, e-mail, telefon, datum narození, pohlaví, adresa, rodné číslo, heslo, push notifikace, marketingový kontakt, aktivní pozvánky, propojení rodič/dítě.
• Zachová se (anonymně, jako „Smazaný uživatel"): události, které jste vytvořili, vaše zprávy v chatu, záznamy o docházce a hlasování, finanční transakce v Pokladně.
• Vlastnictví týmu: pokud jste vlastníkem (Owner) některého týmu, vlastnictví bude automaticky předáno nejdéle aktivnímu administrátorovi (Admin). Pokud v týmu žádný administrátor není, budete vyzván(a), abyste vlastnictví ručně předal(a) některému ze členů. Pokud jste jediným členem týmu, tým bude archivován.

O úspěšné anonymizaci dostanete potvrzovací e-mail s referenčním číslem a v případě automatického předání týmu je notifikován i nový vlastník. Anonymizace je nevratná.

Plné fyzické smazání záznamů (mimo účetní data) můžete vyžádat e-mailem na admin@eventmanager.cz.

9. Vaše práva

V souladu s čl. 15–22 GDPR máte následující práva:

• Právo na přístup – získat informace o tom, jaké údaje o vás zpracováváme; export si můžete stáhnout přímo v aplikaci v sekci Profil → Stáhnout osobní data.
• Právo na opravu – upravit své osobní údaje přímo v profilu.
• Právo na výmaz („být zapomenut") – realizováno anonymizací viz bod 8.
• Právo na omezení zpracování – pokud je některé zpracování sporné.
• Právo na přenositelnost údajů – získat své údaje ve strojově čitelném formátu (JSON).
• Právo vznést námitku – proti zpracování na základě oprávněného zájmu.
• Právo odvolat souhlas – marketingový souhlas lze kdykoliv odvolat v profilu; odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním.
• Právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

10. Cookies

Používáme pouze nezbytné technické cookies potřebné pro základní funkce aplikace (přihlášení, udržení relace, zabezpečení proti CSRF útokům). Tyto cookies nevyžadují souhlas dle § 89 zákona č. 127/2005 Sb. o elektronických komunikacích.

Žádné analytické, marketingové ani profilovací cookies nepoužíváme. Pokud bychom je v budoucnu zavedli, nasadíme cookie banner s možností odmítnutí.

11. Automatizované rozhodování a profilování

Aplikace nevyužívá automatizované rozhodování s právními účinky pro uživatele ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR. Statistiky docházky a hodnocení týmů slouží pouze informativně pro členy týmu.

12. Zabezpečení údajů

Vaše údaje jsou chráněny technickými a organizačními opatřeními:

• šifrované přenosy přes HTTPS (TLS 1.2+)
• hesla jsou hashována standardním algoritmem (PBKDF2 s SHA-256)
• rodné číslo je v databázi uloženo šifrovaně (AES-256) a dešifruje se jen pro oprávněné osoby
• adresu a rodné číslo vidí jen oprávněné role (viz bod 5); do provozních logů se nezapisují
• databáze je přístupná pouze ze serverové aplikace, nikoliv z internetu
• pravidelné zálohy na úrovni hostingu
• auditní logy klíčových akcí

V případě úniku osobních údajů (data breach) postupujeme podle čl. 33–34 GDPR – informujeme Úřad pro ochranu osobních údajů do 72 hodin a v relevantních případech i dotčené uživatele. Týká-li se únik údajů, které zpracováváme pro klub (bod 5), informujeme bez zbytečného odkladu také dotčený klub.

13. Změny zásad

Tyto zásady mohou být aktualizovány. O podstatných změnách budete informováni e-mailem nebo upozorněním v aplikaci minimálně 30 dní před účinností. Drobné formální úpravy (typo, gramatické opravy) můžeme provést bez oznámení. Aktuální verze je vždy dostupná na této stránce.

14. Kontakt

Pro jakékoliv dotazy ohledně zpracování osobních údajů nebo uplatnění vašich práv nás kontaktujte:
📧 admin@eventmanager.cz

Lhůta pro odpověď na žádost je 30 dní od jejího přijetí (s možností prodloužení o další 2 měsíce u složitých případů, o čemž vás informujeme).